¿Cuáles son los diferentes gastos de la empresa y cómo disminuirlos?

Por hacer realidad un sueño, como modo de vida o por conseguir importantes beneficios con esa idea que uno cree que reinará en el mercado. Cuando uno monta una empresa estos pueden ser algunos de los objetivos que se persigue con la puesta en marcha de un proyecto de emprendimiento. Sin embargo, en la mayoría de los casos, esas metas no se logran sin antes pasar por una casilla de salida en una empresa: la de los gastos.

Si tienes en mente poner en marcha una empresa en un corto espacio de tiempo, desde Sin Comisiones te desvelamos cuáles son los principales gastos que acarrea el tener un negocio propio. Y además, te damos un plus: una serie de recomendaciones para, en la medida de lo posible, tratar de reducirlos para ahorrarse algo de dinero.

Los primeros gastos: los gastos de constitución de la empresa

Antes de empezar a tener beneficios y de empezar con la actividad de tu empresa, los primeros gastos a los que debes enfrentarte son los llamados gastos de constitución de la empresa y que van desde la notaría donde llevas a cabo las escrituras de creación de ese negocio, pasando por todos los permisos necesarios para poner en marcha ese negocio.

Es más, en ocasiones el poner ya el capital mismo de una empresa podríamos calificar casi como gasto: por ejemplo, los 3.000 euros que como mínimo debes poner como capital social en el caso de que hayas elegido como estructura una sociedad limitada.

Los gastos generales de una empresa

Una vez asumido ese desembolso previo relativo a los gastos de constitución de la empresa, es el turno de los gastos generales que tendrá ese proyecto profesional en su día a día y que son esenciales para llevar a cabo la actividad empresarial, incluso aunque no vengan directamente de la prestación del servicio o venta de un producto.

Esta partida de gastos es esencial el primer año de andadura de la empresa ya que se puede llevar perfectamente el 80% del total de gastos que se hacen en esos primeros 12 meses. También conocidos como gastos corrientes, esta es la lista de los más comunes:

• Los gastos diarios en forma de material de oficina o de compra de mobiliario para la actividad de esa empresa.
• A esto se suma el gasto mensual relativo a los alquileres (por ejemplo de locales u oficinas), así como a los suministros tipos agua, luz, internet, teléfono. Y si de manera frecuente se hacen viajes o desplazamientos, la cuenta de gastos crece de nuevo.
• Otros de los gastos generales a asumir cada 30 días son los relativos al personal. Dicho de otro modo, el pago de los sueldos y los seguros sociales de la plantilla, así como el abono de las facturas de los autónomos que colaboran en la empresa.
• También dentro de los costes generales de una empresa están los llamados financieros y tributarios y se refieren a todos aquellos que sean para pagar préstamos, hacer frente a obligaciones fiscales… Incluso si tienes una cuenta corriente por la que pagas comisiones, ese gasto regular lo tendrás que ir sumando… a no ser que te hagas con una cuenta para empresas totalmente libre de comsiones y con la que no pagues nada como es el caso de la Cuenta Empresas Bienvenida BBVA.
• Si se cuentan con servicios externos también hay que pagarlos; por ejemplo, la asesoría encargada de llevar a cabo toda la contabilidad de la empresa.
• Por último, no hay que olvidarse del coste que supone hacer campañas y acciones de publicidad, marketing o comunicación para dar a conocer la empresa y sus productos o servicios.

En este punto y según el comportamiento que tengan estos gastos generales podemos hacer la siguiente división: gastos fijos, variables y los llamados extraordinarios.

Los gastos fijos y los gastos variables: la diferencia

No es complicado adivinar que son los gastos que se mantienen constantes durante el tiempo que dure la actividad de la empresa, ya que son esenciales para que esta pueda funcionar como es debido. Eso sí, esto no tiene que ver con el hecho de que vayan cambiando en función de los clientes que se tengan o de las ventas que se hagan.

Así pues, los gastos fijos más comunes en una empresa son aquellos destinados al pago de préstamos, alquileres, pago de suministros o de compra de material. Sí o sí, incluso en las épocas menos boyantes de la empresa, se deben pagar.

Por su parte, los gastos considerados variables como su nombre indica dependen del volumen de ventas, de la producción o de los servicios que se presten en esa empresa. Es el caso de la compra de materias primas o los costes de personal (desde reducir la plantilla cuando las cosas no van del todo bien a aumentar los salarios o contratar más gente cuando la empresa va creciendo y tiene éxito).

¿Qué son los gastos extraordinarios en una empresa?

 A la hora de poner sobre la mesa los gastos de una empresa, también debemos contar con los gastos generales extraordinarios que se asumen de vez en cuando, de manera excepcional y no son habituales ni se sufragan en el día a día. En este caso hablamos de situaciones derivadas de acontecimientos especiales como por ejemplo una inundación, la avería de una de las máquinas de la empresa u otro tipo de gasto al que haya que hacer frente de manera esporádica.

Gastos directos e indirectos en una empresa

Sin pararnos a mirar en si se trata de un gasto de tipo fijo, variable o incluso extraordinario, los gastos en general también atienden a otra clasificación que guarda una estrecha relación con la actividad de la empresa y la producción de la misma:

• Gastos directos: los que son necesarios para elaborar los productos que se venden o dar vida a los servicios que se prestan en esa empresa. Como gastos directos podemos mencionar las materias primas o bien los recursos humanos que facilitan que el negocio marche.
• Gastos indirectos: pese a que este tipo de gastos en una empresa son necesarios para que haya una producción de bienes o de servicios, lo cierto es que directamente no dependen de la misma. En este punto entran los costes de administración o los costes de esos productos o servicios entre otros.

¿Cómo reducir los gastos de una empresa?

 El ahorro nunca viene mal. Por eso nunca está de más tener presente una serie de recomendaciones para recortar algo los numerosos gastos que soporta una empresa en su día a día. No nos referimos a hacer recortes sin ton ni son; sino a hacer lo mismo que se hace pero optimizando los recursos y los costes empleados. Es más, puede que haciendo una revisión de esos gastos te des cuenta de que hay algunos innecesarios o que se ejecutan mal.

Por ejemplo, antes de abrir una cuenta corriente para llevar a cabo el día a día financiero de tu empresa, lo mejor es decantarte por aquella que te ofrece más ventajas sin que pagues de más. Esto es, sin tener que abonar comisiones ni por el mantenimiento o la administración de la misma e incluso por las tarjetas que tengas asociadas a este producto financiero.

¿Existe esa cuenta? Sí. Es la Cuenta Empresas Bienvenida de BBVA: totalmente gratis (incluyendo la tarjeta asociada, las transferencias estándar en la banca online o la emisión y cobro de cheques nacionales en euros), gestión totalmente digital e ideal si la previsión es que tu empresa no facture más de 5 millones de euros al año.

Más ahorro para tu empresa. En el caso de los gastos de personal no te decimos que despidas a nadie ni que rebajes el sueldo de tus empleados. El consejo va más bien por la idea de saber aprovechar bonificaciones en este sentido, ayudas, subvenciones… para evitar pagar de más en ocasiones. Incluso si externalizas toda la parte de la gestión de las nóminas te puedes ahorrar el software que se usa en estos casos y que te puede costar de 1.000 a 40.000 euros en función de cómo de grande sea la empresa.

Otro sobrecoste muy común es el de no aprovecharse de ciertas ventajas fiscales que se pueden dirigir, por ejemplo, en materia de riesgos laborales. De la misma manera, no está de más si revisas el inventario realizado de los activos que se pueden asegurar ya que puede que su valor real no sea el mismo que el valor asegurado y estés perdiendo dinero.

En este mismo sentido de los seguros, te conviene comparar todos los productos que existen actualmente en el sector asegurador ya que puede que tengas coberturas añadidas que no sean necesarias y por las que estés pagando de más.

Y si de buscar se trata, ¿qué te parece echar un vistazo a los proveedores que trabajan tu producto o servicio? Puede que encuentres proveedores más competitivos que, además de un buen servicio te ofrezcan un mejor precio y un valor añadido que hasta ahora no tenías.

Y un último apunte cuando se trata de reducir los gastos de una empresa; hacer lo propio con los gastos fijos de la misma. Esto es: no inviertas en tu local u oficina, sobre todo al principio, más de lo necesario. Un mismo consejo que se puede aplicar a la maquinaria, las materias o el stock que tengas. No se trata de comprar por comprar.